Jak Správa zakázek funguje

Správa zakázek je systém pro řemeslníky a malé firmy — eviduje zakázky od první poptávky přes zaměření, cenovou nabídku a zálohu až po realizaci, předání a zaplacení. Každá firma má vlastní uzavřenou administraci, vlastní zákazníky, ceník, postupy práce i vzhled.

Na Dashboardu nové firmy najdete kartu Začínáme. Vyberete svůj obor (truhlář, elektrikář, instalatér a topenář, malíř, zedník, zahradník, hodinový manžel nebo jiný) a jedním kliknutím si nahrajete hotové šablony postupů práce a ceník prací — třeba „Kuchyňská linka na míru“ se zaměřením, objednáním materiálu, výrobou a montáží. Vše si pak upravíte podle sebe.

Vzory načtete i později v Nastavení firmy → Postupy práce → Vzory podle oboru. Dále doplňte Fakturační údaje (pro QR platby IBAN) a můžete zakládat první zakázku.

Zakázka prochází těmito stavy. Kroky, které u dané práce nepotřebujete, jednoduše přeskočíte — drobnou opravu můžete zapsat a rovnou zahájit.

1. 1

   Poptávka

   Založení zakázky se zákazníkem, místem realizace a popisem práce (tlačítko nahoře v levém menu).

2. 2

   Nacenění / zaměření

   Čas na zaměření a přípravu ceny. Odtud buď vytvoříte cenovou nabídku, nebo pokračujete bez nabídky.

3. 3

   Čeká na schválení

   Nabídka s položkami (a případně požadovanou zálohou) odešla zákazníkovi. Ten ji schválí nebo zamítne přes odkaz — nebo ji schválíte za něj, pokud vám cenu odsouhlasil po telefonu.

4. 4

   Čeká na zálohu

   Po schválení nabídky se zálohou se zákazníkovi automaticky vystaví zálohová faktura. Jakmile potvrdíte její přijetí, zakázka postoupí dál.

5. 5

   Příprava / nákup

   Nákup materiálu a domluva termínu realizace.

6. 6

   Realizace

   Práce běží — u zakázky je vidět, kdo na ní pracuje.

7. 7

   Předáno / k fakturaci

   Předání hotové práce zákazníkovi s předávacím protokolem v PDF. Následuje vystavení faktury.

8. 8

   Uzavřeno / zaplaceno

   Zakázka se uzavře sama, jakmile potvrdíte zaplacení faktury. Uzavřít ji můžete i ručně.

Kromě stavu má každá zakázka vlastní postup práce — seznam kroků, které je potřeba udělat (zaměření, objednat materiál, výroba v dílně, montáž…). Ke kroku můžete zadat termín, pracovníka a poznámku a po dokončení ho odškrtnete; zapíše se, kdo a kdy.

• Šablony postupů — opakované postupy si uložíte v Nastavení firmy a při zakládání zakázky je jen vyberete.
• Návštěva u zákazníka — krok lze propojit se schůzkou v kalendáři; zákazník pak dostane termín e-mailem a odškrtnutí kroku dokončí i schůzku.
• Úkoly na tento týden — na Dashboardu vidíte kroky po termínu, na dnes a na příštích 7 dní a odškrtnete je přímo odtud (všechny, nebo jen své).
• Průběh pro zákazníka — kroky označené jako viditelné uvidí zákazník na stránce své zakázky.

Každá zakázka má vlastní odkaz pro zákazníka, který funguje bez registrace a přihlášení. Zákazník na něm vidí stav zakázky a průběh prací, schválí nebo zamítne cenovou nabídku, najde platební údaje a QR kód k záloze, stáhne si dokumenty v PDF a může vám napsat zprávu. Vy mu odpovídáte v detailu zakázky v části Komunikace se zákazníkem. O důležitých změnách mu systém pošle e-mail (viz E-mailová upozornění).

Zálohu můžete požadovat už v cenové nabídce — po jejím schválení se zálohová faktura vystaví sama. Kdykoli před předáním ji také vystavíte ručně tlačítkem Zálohová faktura v detailu zakázky.

Zákazník zaplatí převodem (QR platba na jeho stránce i v PDF), nebo vám dá peníze do ruky. V obou případech přijetí potvrdíte v detailu zakázky tlačítkem Přijato hotově nebo Přijato na účet. Zaplacené zálohy se automaticky odečtou na konečné faktuře. Zálohová faktura není daňový doklad.

V tarifech Profi a Firma posílá systém zákazníkům připomínky sám (každou nejvýše jednou, vždy během dne od 8:00):

• Neschválená nabídka — když zákazník do 5 dní od odeslání nabídku neschválí ani nezamítne, dostane připomínku s odkazem. Pošlete-li nabídku znovu, připomínka se může poslat znovu.
• Nezaplacená faktura — zálohová i konečná faktura s platbou převodem, která 3 dny po splatnosti není označená jako zaplacená. Zákazník dostane částku, VS a odkaz na QR platbu.
• Opakování zakázky — u práce, která se vrací (servis kotle, revize, sezóna na zahradě), nastavíte v detailu zakázky v boxu Opakování zakázky datum. Ten den se sama založí nová poptávka se stejným zákazníkem, položkami i postupem a zákazník dostane e-mail. Podrobnosti v sekci Opakování zakázky.

Odeslané připomínky uvidíte v Průběhu zakázky. Jejich texty upravíte, nebo je vypnete, v Nastavení firmy → E-mailová upozornění.

Pro práci, která se vrací — roční servis kotle, revize, další sezóna na zahradě. Z existující zakázky vznikne nová poptávka se stejným zákazníkem, položkami i postupem, takže nic nepřepisujete znovu.

• Ručně (všechny tarify) — tlačítkem Opakovat zakázku nahoře v detailu zakázky. Nová poptávka se založí hned a rovnou se otevře.
• Automaticky (tarify Profi a Firma) — v detailu zakázky v boxu Opakování zakázky zvolíte, za jak dlouho (6 měsíců, 1 rok, 2 nebo 3 roky), nebo konkrétní datum. Ten den (od 8:00) se nová poptávka založí sama a zákazník dostane e-mail „Připomínka opakování zakázky (servis)“ s odkazem na novou zakázku. Naplánované opakování můžete do té doby kdykoli zrušit.
• Přehled — v levém menu pod zakázkami najdete položku Opakování se dvěma záložkami: Naplánovaná opakování (seřazená od nejbližšího data) a Vzniklé opakováním. V přehledu zakázek je u nich i štítek s datem opakování, resp. s číslem původní zakázky.

Co se zkopíruje

• Zakázka — název, popis práce, štítek, interní poznámka a číslo objednávky zákazníka.
• Zákazník — kontaktní údaje, fakturační adresa (včetně IČ a DIČ) a místo realizace.
• Položky — názvy, množství, ceny, DPH a záruka. Ceny jsou převzaté z původní zakázky, ne z aktuálního ceníku — před odesláním nabídky je zkontrolujte.
• Postup práce — všechny kroky s poznámkami, řešiteli a viditelností pro zákazníka, ale bez termínů a neodškrtnuté.
• Pracovník — přiřazený pracovník i řešitelé kroků, pokud jsou stále aktivní.

Co se nekopíruje

Termín realizace, faktury a platby, schválení nabídky, zprávy se zákazníkem, přílohy, schůzky v kalendáři ani historie změn. Nová zakázka má vlastní číslo i vlastní odkaz pro zákazníka a začíná ve stavu Poptávka.

Po předání zakázky vystavíte fakturu (způsob úhrady, případná sleva). Fakturu stáhnete jako PDF s QR platbou; zaplacené zálohy jsou na ní odečtené. Po potvrzení zaplacení se zakázka uzavře.

Pokud je potřeba, fakturu lze stornovat — vystaví se k ní dobropis se stejnou částkou v mínusu (vyžaduje potvrzení heslem, jde o nevratný krok). Ke všem dokladům je k dispozici také export pro účetní program Pohoda (XML soubor k importu). Všechny doklady najdete v Nastavení firmy → Přehled faktur.

V detailu zakázky můžete v boxu Přílohy nahrát fotky, PDF a dokumenty (Word, Excel, výkresy DWG/DXF, ZIP) — třeba fotky před a po, zaměření nebo technický list. Přílohy vidí jen váš tým, zákazník ne. Fotky se automaticky zmenší a vše se počítá do diskového prostoru firmy. Nahrávání příloh a obrázků ke zprávám je součástí tarifů Profi a Firma.

Schůzky u zákazníků — zaměření, montáž, práce na místě nebo předání — naplánujete v kalendáři nebo přímo z detailu zakázky a přiřadíte pracovníkovi. Zákazník dostane termín e-mailem, připomínku předem a může požádat o jiný termín. Kalendář se zapíná v Nastavení firmy.

Kromě správců může mít firma i uživatele s rolí Pracovník — vidí a zpracovává zakázky a materiál, ale nemá přístup k tržbám na Dashboardu ani do Nastavení firmy. Pracovníkům přiřazujete kroky postupu i schůzky v kalendáři.

V tarifu Firma najdou správci v menu Pracovníci přehled vytížení a tržeb po jednotlivých lidech za měsíc nebo celý rok: kolik zakázek kdo dokončil, tržby, materiál a zisk z nich, kolik pracovních dní měl obsazených kroky postupu a schůzkami, kolik hodin, kolik zakázek má rozpracovaných a kolik úkolů je po termínu. Tržby se připisují pracovníkovi zakázky, vytížení tomu, komu je krok nebo schůzka přiřazena.

U každé zakázky je i Interní komunikace — poznámky mezi kolegy, které zákazník nevidí. Ikony v horní liště ukazují, kolik zpráv od zákazníků a od kolegů čeká na vaši reakci.

Úvodní stránka administrace — přehled počtu zakázek podle stavu a (jen pro správce) tržby, náklady a zisk podle měsíce, včetně dobropisů.

Dostupné jen správcům. Najdete zde:

• Vzhled — barevné schéma administrace (denní / noční režim přepnete ikonou v horní liště).
• Kalendář schůzek — zapnutí kalendáře a vlastní typy schůzek.
• Správci a Pracovníci — kdo má do firmy přístup.
• Fakturační údaje — adresa, IČ/DIČ, logo, podpis, bankovní spojení (pro QR platby vyplňte IBAN).
• Postupy práce — šablony postupů a vzory podle oboru.
• Číslování zakázek — vlastní formát čísla zakázky (rok, měsíc, pořadí…).
• Sazby DPH, Štítky zakázek a Ceník prací — vlastní číselníky pro rychlejší tvorbu nabídek.
• Přehled faktur — všechny faktury, zálohové faktury a dobropisy.
• E-mailová upozornění — automatické e-maily zákazníkovi (odeslaná nabídka, záloha, předání, faktura, zprávy, schůzky) s vlastním textem.
• Historie změn — kdo co kdy změnil u zakázek, faktur, plateb, materiálu i schůzek.
• Úložiště — zaplnění disku, rozpad podle typu souborů a zakázky s největšími přílohami.

V pravém horním rohu, pod svým jménem — změna jména, profilového obrázku, hesla a zapnutí dvoufaktorového ověření (2FA) přes ověřovací aplikaci v telefonu. V části Poslední přihlášení uvidíte, kdy a odkud (přibližná poloha podle IP adresy) se k vašemu účtu někdo přihlásil.